Hoy quiero hablar de la efectividad en el trabajo, algo que interesa a empresarios y no debería ser menos para los trabajadores.

Imaginaros, por ejemplo, que la empresa A y la empresa B producen 100 televisores al día. La empresa A cuenta con 20 trabajadores y la B con 30 trabajadores.

¿Cuál es más eficiente? ¿cuál más eficaz? ¿cuál de ellas es más efectiva?

Es posible que usemos estos términos indistintamente como sinónimos, pero nada más lejos.

En primer lugar, la eficiencia se refiere a cumplir un objetivo con el mínimo uso posible de los recursos o en la menor cantidad de tiempo.

Entonces, todos entendemos que la empresa A es más eficiente que la B, al disponer de menos recursos, en este caso 10 trabajadores menos en plantilla y sacar la misma producción en el mismo tiempo.

Ahora bien, ambas son eficaces, ya que la eficacia consiste en lograr cumplir las metas establecidas por la empresa. En este caso producir 100 televisores al día.

Como podemos comprobar, se puede ser eficaz pero no por ello eficiente, mientras que alguien eficiente siempre será eficaz.

Ahora bien, cuando encontramos el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia tenemos a una empresa efectiva. Es decir, conseguimos las metas, en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos. Stephen Covey también define la efectividad como el equilibrio entre la producción y la capacidad de producción.

Este es un tema bien conocido en ingeniería industrial, se estudian muy a conciencia los métodos y tiempos en las empresas para conseguir el mayor rendimiento en un proceso de producción. En el caso que nos ocupa la empresa A tendría un rendimiento mayor a la B.

¿Qué sucede en las empresas? Igual saben muy bien cual es ese punto de equilibrio en números, pero después lograrlo es otra cosa, porque deben trasladarlo a las personas,  y este ya no es terreno de la ingeniería, más bien de RRHH, o incluso diría más, de cada trabajador, porque…

¿sabemos lo efectivos que somos en nuestro trabajo?

Aquí los autónomos seguro que me responden que sí, evidentemente ellos sí son muy conscientes de lo que son capaces de producir, y en seguida saben si su labor es efectiva o no, porque si dejan de serlo no podrán sostener su actividad por mucho tiempo.

Pues bien, he realizado esta pequeña introducción para exponer lo inefectivos que somos en nuestro trabajo, o igual debería decir en nuestro día a día.

Igual no me creéis, y pensáis que inefectivo es vuestro jefe, o vuestro compañero, pero si respondes afirmativamente a alguna de estas frases estarás también en el grupo de las personas poco efectivas en su trabajo:

  • No sabes diferenciar lo importante de lo urgente
  • Vas corriendo como pollo sin cabeza gran parte del día
  • Estás apagando fuegos a diario, y no eres bombero
  • Realizas varias tareas al mismo tiempo
  • No planificas ni tienes orden en tus acciones
  • Olvidas con frecuencia cuál era tu meta
  • Dejas lo que estás haciendo cada vez que salta un aviso y miras el móvil
  • Asistes y convocas reuniones donde no se llega a ninguna conclusión

Eso sí, tendrás la sensación de que tienes mucho trabajo, de que no paras, parece que no te da la vida para todo…pero no nos engañemos, estar ocupado no es lo mismo que ser productivo, y debemos aceptar, aunque nos duela, que somos inefectivos en nuestro trabajo cuando nos comportamos de esta forma.

Sé muy bien que es más fácil identificarlo en el otro, con frecuencia vemos la paja en el ojo ajeno y no la viga en el nuestro. Pero seguro que tú también eres “el otro” para alguien.

Entonces, ¿qué sucede? Tenemos todos sobrecarga de trabajo o más bien lo que nos invaden son demasiados ladrones de tiempo que no sabemos gestionar. Porque insisto, no nos falta tiempo, sino que nos sobran distracciones.

Retomando el ejemplo, si otros pueden hacer el trabajo con menos personal, y hablo siempre en condiciones saludables, mi efectividad como empresa queda en entredicho.

Yo soy de la premisa de mínimo esfuerzo máximo rendimiento, que igual se entiende mejor con la ley de Pareto, también conocida como la regla del 80/20.

La ley de Pareto dice que el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados.

Es por ello que será mejor que nos centremos en qué actividades de nuestro día a día nos dan esos resultados para ser realmente efectivos en nuestro trabajo, y porque no, en nuestra vida.

Sí, volvemos al elemento clave de otros artículos, la importancia de la organización del trabajo, pero también de asumir las responsabilidades que requiere cada tarea, es decir, ser consciente de cuál es mi rendimiento en la organización.

Porque no os lo he contado, pero Pareto también funciona al revés, y es que solemos malgastar el 80% del tiempo para producir el 20%. Así que busquemos la efectividad en nuestro día a día, aunque sólo sea por egoísmo, ya que con menos haremos más, y estaré menos agotado al acabar la jornada.

¿Y cómo puedo hacer para ser más efectivo?

Pues además de tomarme en serio la regla de Pareto e identificar ese 20% de actividades importantes en tu trabajo que consolidan el 80% de tu productividad, te recomiendo:

  • Haz una lista de tareas diarias
  • Divide tareas grandes en tareas más pequeñas
  • Establece un orden de prioridades
  • Lleva un registro de tiempos por tarea
  • Diferencia lo urgente de lo importante
  • Toma pequeños descansos
  • Delega tareas
  • Termina una cosa antes de comenzar otra
  • No corras, el estrés no te ayudará a enfocarte
  • Establece un tiempo para ti
  • Rodéate de personas que compartan tu método

La efectividad en el trabajo mejorará tu calidad de vida profesional y personal, te invito a que lo pruebes, realmente vas a trabajar menos 80-20, no tienes nada que perder y mucho que ganar!!

 

Mónica Seara. CEO Humanas Salud Organizacional

 

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